Krævede dokumenter

Ved stiftelsen af holdingselskabet benyttes to dokumenter:

• Stiftelsesdokument
• Vedtægter

Desuden skal der laves et ejerbog-dokument. Det er dog ret simpelt i de fleste holdingselskaber hvor der kun er én ejer.

Du kan forvente at disse dokumenter er med "i pakken" når du får hjælp til stiftelsen. Dokumenterne skal gemmes i dit arkiv.

Vedligeholde oplysninger

Som ejer/ledelse af et holdingselskab er det din pligt at vedligeholde oplysninger om selskabet.

En hyppigt forekommende fejl opstår når holdingselskabet har adresse på ens privat-adresse og man så flytter. I den situation skal du ind på virk.dk og ændre holdingselskabets adresse.

Et andet vigtigt punkt er at vedligeholde dine kontaktoplysninger, så du får besked om meddelelser fra myndighederne.

• www.e-boks.dk - Under 'Menu, Indstillinger, Profil' samt 'Menu, Indstillinger, Besked om ny post' og evt. 'Menu, Tilmeldinger, NemSMS'
• www.skat.dk - Under 'Profil, Profiloplysninger, Generelle kontaktoplysninger'

Hvis der sker ændringer som betyder at vedtægterne ikke længere er korrekte, så skal de opdateres og indsendes til til Erhvervsstyrelsen via virk.dk

Forsikring

I et simpelt holdingselskab uden egentlig aktivitet kan det være svært at få øje på behovet for en forsikring. Imidlertid har vi "Loven om arbejdsskadesikring", og det betyder at alle arbejdsgivere skal tegne en lovpligtig arbejdsskadeforsikring. Alle holdingselskaber har en direktør (normalt ejeren selv), og selv om der ikke udbetales løn, så gælder det stadig.

En meget stor andel af de simple holdingselskaber har ikke forsikringen i dag, men det bør selvfølgelig bringes på plads.

Den ene mulighed man har, er at tale med sit forsikringsselskab om muligheden for at arbejdsskadeforsikringen i et eventuelt driftsselskab også kan komme til at dække holdingselskabet.

En anden måde at undgå forsikringskravet er at lave en skriftlig aftale hvormed holdingselskabet "outsourcer" alt arbejde til driftsselskabet eller en ekstern part.

Bogføring og årsrapport

Alle selskaber skal forholde sig til

• Bogføring
• Årsrapport

For simple holdingselskaber er selve bogføringen af bilag som f.eks. bankgebyrer normalt en meget overskuelig opgave.

I praksis er der derfor mange holdingselskaber som i dag ikke har 'løbende bogføring' og derfor ikke bruger et regnskabsprogram. Opgaven udføres i det tilfælde ofte med et regneark i forbindelse med årsrapporten.

Folketinget har dog i maj 2022 vedtaget en opdatering af bogføringsloven, og efter alt at dømme, så skal selv det simpleste holdingselskab benytte et 'godkendt' regnskabsprogram fra 1. januar 2024. Denne 'godkendelsesordning' skal først etableres, og så skal systemer som f.eks. www.multiregnskab.dk godkendes. Formålet er at sikre at bilag m.v. ikke mistes og at myndigheder lettere skal kunne gennemføre kontrol.

Det virker måske lidt som 'penge ud af vinduet' i et selskab næsten uden aktivitet, men Multi-Regnskab er for det første ganske billigt i den situation, og for det andet er der værdifuld funktionalitet omkring skat, årsrapport og revisor-samarbejde.

Når der er tale om et holdingselskab med væsentlig investeringsaktivitet, så er behovet for bogføring mere åbenlyst. Alligevel drives mange selskaber af den slags i dag uden løbende bogføring og afstemning. Det kommer altså også til at skulle ændres.

I alle tilfælde skal der laves en årsrapport for hver regnskabsperiode. Regnskabsperioden kan være op til 18 mdr første gang, men vil herefter som udgangspunkt være 12 mdr.

Helt konkret består en færdig årsrapport af to filer - en PDF fil og en såkaldt XBRL fil - hvor sidstnævnte indeholder alle oplysningerne i et 'maskin-læsbart format'.

Årsrapporten skal være indberettet senest 6 måneder efter regnskabsårets afslutning. (fristen er ændret i 2022 og fremover)

I forbindelse med årsrapporten opstår også de tal der skal indberettes på selskabets selvangivelse.

Selvangivelse (oplysningsskema)

Selskaber skal indberette en selvangivelse på www.skat.dk. Der er dog et navneskift undervejs, så selvangivelsen kan også ses omtalt som 'oplysningsskema for selskaber og fonde'.

Der er ikke noget dokument som skal indberettes, men i forbindelse med årsrapporten skal der udarbejdes "skattemæssige specifikationer" som man skal have liggende.

For de fleste er fristen 6 mdr efter regnskabsårets afslutning (1. juli hvis man afslutter regnskabsåret 31. december) og der er bøde for hver dag fristen overskrides.